real
        time web analytics

Info

Tiga Aturan Meeting Biar Efektif dan Ada Hasilnya


TOPCAREER.ID – Kamu mungkin pernah merasakan meeting kantor yang tak efektif, seperti sering ngaret dari waktu yan dijanjikan atau mungkin agenda meeting yang tidak jelas. Setidaknya ada tiga aturan agar meeting yang dilakukan berjalan efektif, dan hasilnya tak menguap begitu saja. 

Tiga aturan menjalankan meeting ini datang dari Adam Bryant, Kepala eksekutif Corner Office setelah berbicara dengan lebih dari 500 kepala eksekutif untuk kolom perusahaannya.

1. Set agenda

Ini mungkin tampak seperti persyaratan yang jelas, tetapi banyak meeting dimulai tanpa tujuan yang jelas. Agenda meeting dapat dirangkum pada selebaran, ditulis di papan tulis atau dibahas secara eksplisit sejak awal, tetapi semua orang harus tahu mengapa mereka berkumpul dan apa yang seharusnya mereka capai. 

“Jika saya tidak memiliki agenda sebelumnya, saya lebih baik walk out. Karena jika aku tidak tahu mengapa kita ada dalam rapat, dan kau tidak tahu mengapa kita ada di sana, maka tidak ada alasan untuk rapat,” kata Annette Catino, kepala eksekutif QualCare Alliance Network dalam The New York Times.

2. Mulai tepat waktu, akhiri tepat waktu

Tidak ada yang dapat menguras energi dari menunggu orang yang bertanggung jawab di ruangan hening. Mengapa begitu banyak posisi atas memiliki kebiasaan buruk terlambat datang ke meeting?  Waktu adalah uang, tentu saja, dan semua yang duduk-duduk dan mencoba menebak kapan bos tiba adalah pemborosan sumber daya yang berharga. 

Terry Lundgren, ketua Macy, tidak pernah ragu untuk menegakkan kebijakan ketat pertemuan tepat waktu. “Jika rapatnya jam 8, Anda tidak di sini jam 8:01, Anda di sini jam 8, karena rapat akan dimulai jam 8,” katanya. 

Sama pentingnya dengan memulai tepat waktu juga berakhir tepat waktu. Waktu akhir yang pasti akan membantu memastikan bahwa Anda menyelesaikan apa yang ada di agenda Anda dan membuat orang kembali ke pekerjaan mereka dengan segera. 

3. Akhiri dengan rencana aksi

Sisakan beberapa menit terakhir dari setiap pertemuan untuk membahas langkah selanjutnya. Diskusi ini harus termasuk memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk apa, dan kapan tenggat waktunya. Kalau tidak, semua waktu yang dihabiskan untuk rapat itu akan sia-sia.

“Ketika Anda dalam olahraga, dan bola dilemparkan kepada Anda, maka Anda sudah mendapatkan bola, dan Anda sekarang mengendalikan apa yang terjadi selanjutnya," kata Shellye Archambeau, kepala eksekutif MetricStream.

“Kamu memilikinya. Itu menjadi konsep yang sangat terlihat untuk memastikan bahwa sebenarnya ada kepemilikan untuk memastikan semuanya selesai.”

 

Rekomendasi

Terkait