Topcareer.id – Di setiap kantor selalu ada yang namanya meeting atau rapat. Tapi pernahkah kamu merasa tidak nyaman saat hendak mengikuti meeting?
Ya, masih banyak kantor menggelar sesi meeting yang membuat tidak nyaman pesertanya.
Pembahasan bertele-tele, waktu selesai tidak jelas, dan tidak ada pembicaraan efektif. Bagi sebagian orang ini sangat menyebalkan. Lalu bagaimana perusahaan bisa mengadakan meeting dengan efektif?
Dikutip dari Therainmakergroupinc.com, Senin (07/10/2019), berikut beberapa ide untuk membuat meeting efektif dan produktif.
Tetapkan Pedoman Urgensi Pertemuan
Buat pedoman untuk menentukan hal-hal mendesak apa yang perlu untuk diadakan pertemuan penting dan hal-hal mana yang bisa menunggu untuk pertemuan mingguan atau bulanan.
Pastikan orang yang tepat ada di rapat
Masalah paling baik ditangani oleh anggota tim yang secara langsung terkait dengan topik yang dihadapi.
Moderator / Fasilitator
Tunjuk seseorang untuk memfasilitasi pertemuan. Individu ini akan bertanggung jawab untuk memastikan semua anggota berpartisipasi aktif dan pertemuan tetap pada topik.
Tetapkan batasan waktu
Tetapkan lama pertemuan tentang topik yang dibahas. Fasilitator harus mengawasi untuk memastikan bahwa semua ide telah didengar dan solusi telah dicapai dalam waktu yang ditentukan.
Tampilkan pernyataan masalah
Setelah pernyataan masalah dibuat, tampilkan dalam meeting (mis. Ditulis di papan tulis). Ini akan membantu peserta untuk tetap fokus pada masalah.
Dorong peserta untuk berpartisipasi
Seseorang tidak berbicara bukan berarti setuju. Pastikan untuk melibatkan seluruh peserta. Ajukan pertanyaan seperti, “Bagaimana menurut Anda?” Melibatkan semua orang akan membantu memastikan bahwa semua solusi telah dieksplorasi.
Kembali ke awal
Lacak kembali langkah-langkah ke tempat masalah dimulai. Apakah ada proses atau prosedur tidak diikuti? Hasil meeting harus difokuskan pada penemuan masalah mendasar untuk menemukan solusi.
Tetap pada topik
Dalam sebuah tim pasti ada rekan kerja suka berbicara secara berlebihan. Coba diinterupsi dengan sopan dan verifikasi untuk memastikan percakapan masih terfokus pada topik permasalahan.
Jangan jadikan masalah pribadi
Selesaikan masalah dengan proses dan solusi, bukan menunjuk orangnya secara personal.
Miliki resolusi
Berpartisipasi aktiflah dalam menemukan solusi terbaik untuk tim. Ketika tim telah menemukan solusi, meskipun itu mungkin bukan ide kamu, namun kamu harus tetap mendukung.
Publikasikan hasilnya
Hasil pertemuan harus dikirim melalui email kepada mereka yang terlibat dalam mencapai solusi. Bagikan informasi tersebut dengan pemimpin yang tepat dan memastikannya dilakukan bersama. *
Editor: Ade Irwansyah