Topcareer.id – Sudah umum bagi banyak orang untuk meninggalkan ruangan selama rapat virtual dan kehilangan fokus terutama saat kembali mengikuti jalannya rapat.
Mengapa banyak orang membatasi diri bahkan meninggalkan meeting selama rapat virtual berlangsung?
Menurut Sarah Gershman, Presiden Green Room Speakers yang menulis untuk Harvard Business Review, orang cenderung menjauhkan diri selama meeting virtual karena fenomena yang disebut “Efek Ringelmann.”
Gershman menjelaskan fenomena tersebut berawal dari Max Ringelmann, seorang insinyur arsitektur yang pada tahun 1913 melakukan percobaan dengan meminta sekelompok orang untuk secara individu dan bersama-sama menarik tali.
Baca Juga: Rapat di Kantor Berisiko Tularkan Covid-19, Ini Solusinya
Ringelmann menemukan bahwa ketika orang bekerja sendiri, mereka berusaha lebih keras untuk menarik tali daripada jika mereka bekerja dalam tim. Ringelmann menemukan bahwa semakin besar tim, maka akan semakin sedikit anggota tim yang merasa bertanggung jawab untuk memberikan upaya yang cukup untuk memastikan kesuksesan.
Efek Ringelmann ini sering terjadi dalam pertemuan virtual, tulis Gershman. “Ketika Anda tidak berada di ruangan untuk membantu ‘menarik tali’ untuk rapat, Anda mungkin merasa kurang termotivasi untuk mendengarkan dan berpartisipasi. Semakin sedikit Anda merasa dibutuhkan, semakin Anda terganggu jadinya, dan semakin sedikit Anda memberi perhatian pada pertemuan itu.”
Untuk memerangi efek Rigelmann ini, Gershman berbagi lima tip tentang cara berhenti pergi meninggalkan meeting virtual dan mulai untuk mendengarkan dengan lebih efektif.
Baca Juga: Rintangan Terberat yang Mungkin Dihadapi Pekerja Remote
Tentukan sebelumnya apa yang kamu inginkan dari rapat tersebut
Sebelum rapat dimulai, cari tahu apa tujuan rapat dan apa yang ingin kamu ambil darinya. Meskipun kamu tidak kritis terhadap rapat atau tidak perlu mempresentasikan apa pun, kenali apa yang ingin kamu pelajari, karena hal itu akan membantumu mendengarkan dengan lebih penuh perhatian.
Akui apa yang telah dikatakan
Orang-orang sering melakukan percakapan tanpa terlebih dahulu mendengarkan atau mengakui apa yang telah dikatakan sebelumnya, yang dapat mengakibatkan poin-poin diulangi dan menyebabkan pertemuan terputus-putus. Sebelum memulai topik baru, Gershman merekomendasikan untuk mengulangi apa pun yang baru saja kamu dengar atau poin yang akan kamu bangun, karena ini membantu mendorong percakapan dan membuat orang lain lebih mungkin mendengarkan apa yang kamu katakan, karena mereka sendiri akan merasa didengar.
Bantu orang lain melihat gambaran yang lebih besar
Jika kamu memimpin rapat virtual, dengarkan baik-baik kontribusi setiap peserta dan kemudian tentukan bagaimana kamu bisa merefleksikan apa yang telah dikatakan untuk melanjutkan percakapan. Dengan demikian, kamu akan membantu peserta lain melihat gambaran yang lebih besar dan kamu juga dapat memandu percakapan secara produktif.
Fokuskan kembali perhatianmu
Wajar jika pikiran seseorang mengembara kemana-mana selama rapat. Ketika kamu memiliki pemikiran yang mengganggu, Gershman merekomendasikan untuk menuliskannya di atas kertas. Praktik ini “memungkinkan kamu untuk meletakkan pemikiran ‘di suatu tempat’ sehingga kamu dapat kembali membahasnya nanti, setelah rapat berakhir.
Ketika kamu kehilangan arah, ajukan pertanyaan
Jika kamu merasa terganggu selama rapat, jangan takut untuk mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi sesuatu yang mungkin membuat kamu bingung. Contoh: “Saya minta maaf. Saya kehilangan jejak percakapan sejenak. Adakah yang mau membantu saya memahami mengapa kita sekarang berfokus pada…” Ini tidak hanya akan membantumu lebih memahami apa yang sedang dibicarakan , tetapi juga dapat membantu orang lain dalam rapat, karena kamu mungkin bukan satu-satunya yang tertinggal.
Tetap fokus selama sesi meeting virtual bisa jadi sulit, tetapi “salah satu cara terbaik untuk didengar adalah menjadi pendengar yang baik.” kata Gershman.**(RW)