Topcareer.id – Hingga kini, pandemi virus corona masih terus memaksa masyarakat untuk melaksanakan protokol kesehatan, salah satunya social distancing.
Hal ini menyebabkan semakin banyaknya kantor dan perusahaan yang mengadakan rapat jarak jauh menggunakan aplikasi meeting virtual seperti Zoom.
Bagi sebagian orang, meeting virtual masih membuat mereka kagok, seolah bingung harus melakukan apa.
Oleh karena itu, ada baiknya untuk memahami beberapa etiket meeting virtual berikut ini, baik saat menggunakan Zoom atau aplikasi lainnya.
Hilangkan gangguan dan fokus pada agenda
Pemberitahuan dari aplikasi perpesanan, nada dering, dan aplikasi yang berjalan di desktop dapat mengganggu dan membuat peserta merasa tidak dihargai dan diremehkan. Mengurangi gangguan ini dapat membantu menjaga rapat tetap fokus dan bebas dari gangguan.
Perhatikan pengaturan audio dan video
Periksa apakah mikrofon dibunyikan dan kamera telah aktif untuk memastikan bahwa semua peserta dapat mendengar dan melihat saat kamu berbicara.
Hanya undang peserta rapat yang perlu hadir
Mengundang rekan kerja yang tidak perlu berpartisipasi atau membuat keputusan dapat merusak kualitas rapat.
Karena selain kamu dapat mengirim ringkasan rapat kepada pemangku kepentingan lainnya melalui Zoom Chat, kamu juga bisa membatasi daftar peserta dan membuat rapat tetap efisien.
Jika kamu sebagai peserta yang diundang, pastikan untuk meninjau undangan rapat yang kamu terima untuk menentukan apakah kamu benar-benar perlu hadir. Jika tidak, mintalah rekaman rapat atau ringkasan untuk mendapatkan info yang kamu butuhkan.
Jika kamu host nya, jangan kemana-mana
Aturan umum untuk host atau penyelenggara rapat: Tunggu sampai semua orang meninggalkan rapat sebelum menutup aplikasi, sehingga peserta dapat pergi dengan kebutuhan mereka sendiri dan mendapatkan kata-kata terakhir sebelum memutuskan koneksi.
Zoom akan menetapkan host alternatif jika host asli keluar lebih dulu, tapi ini sangat tidak etis. Seorang tuan rumah yang meninggalkan orang lain dalam rapat, sama halnya seperti membatalkan pesta yang kamu gelar sendiri.**(Feb)