Topcareer.id – Pandemi Corona melahirkan banyak kebiasaan baru, salah satu meeting virtual. Meeting virtual menjadi pilihan banyak perusahaan demi menjaga bisnis tetap berjalan sekaligus melindungi kesehatan karyawan mereka.
Dalam meeting online ini, host virtual meeting memegang peranan penting dengan segala kerumitan yang harus ditanganinya.
Berikut ini adalah beberapa tips menjadi seorang host virtual meeting mengutip WorkChron.
1) Ketahui teknologinya
Maksudnya di sini adalah kamu harus menguasai aplikasi virtual meeting yang digunakan, karena sebagai host kamu akan mengawal jalannya meeting dan mengatur seluruh peserta. Jangan sampai saat kamu menjadi host di saat itulah kamu baru mempelajari teknologinya. Tentukan sejak awal layanan panggilan konferensi atau program perangkat lunak mana yang paling sesuai dengan kebutuhan kamu, lalu lakukan beberapa uji coba untuk mempelajari semua fiturnya.
Baca Juga: Baju Garis-Garis Hingga Turtleneck, Pakaian Ini Perlu Dihindari Saat Meeting Video
2) Pastikan aksesnya
Kirim email atau dokumen bersama ke setiap peserta dengan instruksi yang jelas dan ringkas tentang bagaimana dan kapan harus terhubung ke rapat virtual. Pastikan semua kode akses sudah benar. Jika pengunduhan perangkat lunak diperlukan, dorong semua orang untuk melakukannya setidaknya sehari sebelumnya, dan minta peserta untuk menghubungi kamu sebelumnya jika ada masalah teknis. Bersama dengan instruksi teknis kamu, kirimkan juga agenda rapat singkat.
3) Memulai
Siapkan rapat beberapa menit sebelum waktu yang ditentukan sehingga setiap peserta dapat disambut dan tidak terlambat hadir. Selama periode awal terhubung dengan peserta virtual meeting ini, kamu bisa mengadakan beberapa obrolan ringan sehingga orang tahu kamu sebagai host telah hadir.
4) Tetapkan aturan
Pastikan semua orang tahu bagaimana mereka dapat berkontribusi. Jika kamu memiliki banyak peserta atau beberapa di antara mereka berada di lingkungan yang bising, kamu bisa menonaktifkan mikrofon mereka dan hanya menerima pertanyaan atau kontribusi di kotak obrolan layar. Jika kamu ingin diskusi yang lebih lancar, mikrofon terbuka adalah pilihan yang lebih baik, dan mintalah setiap orang memperkenalkan diri secara singkat sebelum berbicara untuk mengajukan pertanyaan.
5) Jangan multitasking
Host berarti bertindak sebagai tuan rumah, tugas kamu adalah untuk mengimbangi dan menyelesaikan item agenda virtual meeting sesuai waktu yang ditentukan. Ini berarti kamu perlu memusatkan semua perhatian kamu pada apa yang sedang dikatakan dan menanggapi pada saat yang tepat. Untuk bisa melakukan hal ini dengan baik, kamu tidak bisa menjadi host sambil melakukan multitasking mengerjakan pekerjaan lain.
6) Buat daftar peserta dan tetap terhubung
Jauh lebih mudah bagi peserta di rapat virtual untuk melihat dan mendengarkan tetapi tidak berkontribusi pada rapat. Buat daftar singkat siapa saja hadir dan pastikan setiap peserta merasa dia sudah menyampaikan pendapatnya, dan jangan lupa mengungkapkan reaksi kamu terhadap gagasan orang.**(RW)