Topcareer.id – Meeting Zoom sekarang menjadi hal pokok dalam kehidupan kita sehari-hari dan tidak menunjukkan tanda-tanda akan hilang, bahkan ketika banyak pengusaha menyambut pekerja kembali ke kantor mereka.
Tantangan dan manfaat konferensi video bisa jauh berbeda dari pertemuan tatap muka, artinya aturan yang harus kita ikuti selama rapat Zoom juga sering berbeda. Melansir Ladders, berikut 8 tips etiket rapat zoom yang akan membantu memastikan rapat virtual yang lebih kohesif dan produktif untuk semua.
1. Tepat waktu
Sangat penting bahwa kamu perlu tepat waktu untuk rapat online. Kemacetan lalu lintas, antrean, dan mobil bukan lagi alasan yang sah untuk keterlambatan, jadi ketika kamu terlambat untuk rapat Zoom, tidak ada alasan lagi. Rencanakan sebelumnya, dan pastikan kamu siap dan berada di depan komputer beberapa menit sebelum rapat dimulai.
2. Perhatikan kapan harus mute
Salah satu kecerobohan Zoom yang paling mengganggu (dan memalukan) adalah ketika kamu lupa mute diri sendiri dalam rapat Zoom. Tak perlu dikatakan, gonggongan anjing, anak-anak yang berisik, dan kebisingan latar belakang lainnya sangat mengganggu peserta lain.
Di sisi lain, ketika tiba saatnya bagimu untuk berbicara, luangkan waktu ekstra untuk memeriksa tombol mute kamu. Kita semua telah membuat kesalahan dengan berbicara sebelum membunyikan diri kita sendiri, tetapi meluangkan waktu untuk membunyikan sebelum berbicara akan menyelamatkanmu.
Baca juga: Tips Komunikasi Efektif Saat Wawancara Kerja Memakai Masker (Bagian 1)
3. Pelajari kontrolnya
Meskipun mute bisa dibilang kontrol paling penting di jendela Zoom, terutama sebagai peserta, ada banyak alat lain yang harus kamu ketahui sebelum mengadakan rapat Zoom.
Misalnya, jika ruang tunggumu diaktifkan, kamu harus menerima peserta sebelum mereka dapat bergabung ke rapat. Awasi ruang tunggu, karena tidak ada yang lebih membuat frustrasi peserta daripada melewatkan bagian dari rapat karena mereka terjebak di ruang tunggu.
Jika kamu berencana membagikan layramu (share screen) selama rapat, buatlah rencana terlebih dahulu. Hanya penyelenggara rapat dan rekan penyelenggara Zoom yang secara otomatis dapat membagikan layar mereka, jadi ingatlah itu saat mempersiapkan rapat.
4. Jadikan seseorang sebagai co-host
Jika mengelola kontrol terlalu banyak untuk dilakukan saat menyelenggarakan rapat Zoom, jadikan seseorang sebagai co-host di awal rapat sehingga mereka dapat mengelola tugas administratif apa pun.
Untuk memastikan rapat Zoom berjalan lancar, koordinasikan terlebih dahulu dengan orang yang akan menjadi co-hosting untuk segera menyelesaikan tanggung jawab mereka.
Mendelegasikan peran seperti itu juga bisa menjadi cara yang baik untuk mengangkat anggota tim dengan memberi mereka sedikit pengaruh atau otoritas.**(Feb)