Topcareer.id – Ya, membuat daftar tugas atau to do list bisa membantumu memetakan hari ke depan dan membuatmu tetap fokus pada apa yang perlu diselesaikan. Namun, jika kamu melakukan kesalahan saat membuat to do list, itu malah akan berujung pada kewalahan sepanjang hari dan stress.
Membuat daftar tugas tidak sembarangan. Untuk itu, agar fungsinya bisa dioptimalkan, hindari beberapa kesalahan umum ini saat membuat to do list.
Kesalahan No 1: Tidak menuliskannya
Saat kamu mencoba mengelola daftar tugas di kepalamu, kamu cenderung melupakan item-itemnya. Mencatatnya di atas kertas (atau secara digital di Notes atau aplikasi seluler lainnya) memberimu sesuatu yang konkret untuk dirujuk saat otakmu sedang kacau.
“Menulis apa yang perlu kamu lakukan di daftar tugas membantumu berkomitmen pada tugas-tugas itu,” kata Jan Yager, seorang sosiolog dan pelatih manajemen waktu, dalam laman HuffPost.
Kesalahan No. 2: Memperlakukannya seperti daftar keinginan
Tentu, kamu ingin akhirnya membuat kemajuan pada proyek organisasi yang telah kamu tunda selama berbulan-bulan, tetapi apakah kamu benar-benar akan melakukannya hari ini? Jujurlah dengan diri sendiri: Jika kamu tahu itu tidak terjadi, jangan masukkan ke daftar harian.
“Tidak ada kebaikan yang diperoleh dengan memasukkan sesuatu ke dalam daftar tugasmu dan kemudian tidak melakukannya,” kata Laura Vanderkam, pakar manajemen waktu.
Baca juga: Susah Cari Inspirasi Di Kantor? Coba Tips Ini (Bagian 2)
Simpan daftar induk terpisah dari tugas atau proyek yang lebih besar yang kamu renungkan tetapi mungkin tidak memiliki bandwidth untuk ditangani saat ini — apa yang disebut pakar produktivitas David Allen sebagai daftar “suatu hari nanti.
Kesalahan No. 3: Menyertakan terlalu banyak tugas
Salah satu kesalahan dalam membuat daftar tugas terbesar, menurut Vanderkam, yakni membuatnya terlalu ambisius. Lebih baik buat dengan singkat — hanya beberapa item! — dan hanya memprioritaskan apa yang perlu dilakukan pada hari tertentu.
“Daftar yang harus dilakukan tidak boleh berisi semua hal di alam semesta yang kamu butuhkan atau ingin kamu lakukan. Itu harus menjadi tiga hingga lima hal yang ingin kamu lakukan hari ini, ” katanya.
Kesalahan No. 4: Tidak memecah proyek yang lebih besar menjadi bagian yang lebih kecil
Tugas adalah satu item. Terlalu sering, kita memiliki proyek besar yang menyamar sebagai tugas dalam daftar kita, kata Mike Vardy, pendiri Productivityist.
“Ketika kita gagal memecah proyek-proyek ini menjadi partikel terkecil yang kita butuhkan sehingga dapat membuat kemajuan pada mereka, kita tidak akan seproduktif yang kita bisa,” katanya.
Ketika daftar tugasmu adalah campuran dari hal-hal besar (misalnya, membuat situs web baru untuk perusahaan) dan hal-hal yang lebih kecil (misalnya, memesan lebih banyak kartu nama), kamu akan menemukan bahwa item berukuran kecil dicoret dan yang lebih besar terus ditunda, kata pelatih produktivitas Grace Marshall.