Topcareer.id – Sejak email mulai booming di awal tahun 90-an, sekarang email telah mengambil porsi yang signifikan dari setiap hari kerja banyak orang.
Studi oleh International Data Corporation (IDC), karyawan menghabiskan 28 persen dari minggu kerja mereka untuk membaca dan menjawab email.
Email memang membantu untuk bekerja lebih cepat dan efisien, namun jangan sampai melupakan aturan sosial dalam segala bentuk komunikasi.
Berikut ini etika wajib do’s dan dont’s yang harus kamu perhatikan dalam mengirim email profesional.
Lanjutan dari bagian pertama artikel
Dont’s
Jangan lupa beri signature
Setiap email harus menyertakan signature di bagian bawah halaman pesan email yang memberi tahu penerima tentang siapa kamu dan bagaimana menghubungimu.
Aturlah untuk muncul secara otomatis di setiap bagian akhir email.
Sertakan semua detail kontakmu sehingga penerima tidak perlu mencari alamat, email, atau nomor teleponmu.
Jangan gunakan humor sembarangan
Humor tidak diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang menurutmu lucu memiliki peluang besar untuk disalahartikan oleh pihak lain, atau dianggap sebagai sarkasme.
Sebaiknya tinggalkan humor dalam komunikasi bisnis melalui email.
Jangan menganggap penerima email pasti tahu apa yang kamu maksud
Buat pesan kamu sebagai email yang berdiri sendiri, bahkan jika itu adalah tanggapan terhadap rangkaian email.
Memasukkan subjek dan referensi apa pun ke email, riset, atau percakapan sebelumnya bisa membuat penerima frustasi.
Penerima mungkin memiliki ratusan email yang datang setiap hari dan kemungkinan tidak akan mengingat rangkaian email yang mengarah pada email kamu.
Baca juga: Tips Kelola Inbox Email dan Hari Kerja Kamu
Jangan mudah emosi
Jangan pernah mengirim email yang berisi amarah, atau memberikan respons komplain yang terlalu cepat.
Periksa beberapa pertimbangan sebelum mengirimnya. Jika kamu merasa marah, masukkan pesan ke folder “draft” dulu, tinjau kembali saat kamu lebih tenang dan punya waktu untuk merumuskan respons yang sesuai.
Jangan gunakan emoticon berlebihan
Indikasi kegembiraan atau yang lainnya seperti emoticon, singkatan seperti LOL, dan sejenisnya tidak bisa diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis.
Tinggalkan itu semua kecuali jika kamu mengenal penerima dengan sangat baik dan dekat.
Ingat, tidak profesional juga untuk menggunakan terlalu sering tanda seru “!!!!!”
Mungkin perlu beberapa latihan untuk membuat email kamu tetap profesional dan to the point agar terlihat lebih halus dan terorganisir.**(Feb)