Topcareer.id – Menurut survei Logitech, 39% karyawan mengaku menghabiskan waktu 10-20 jam per minggu untuk rapat dan 36% di antaranya mengatakan rapat mereka diadakan secara hybrid. Sayangnya, meski rapat virtual punya banyak manfaat, namun menimbulkan tantangan baru.
Tantangan yang muncul dari meeting hybrid ini, yaitu partisipasi peserta yang tidak merata dan kurang optimalnya kolaborasi.
Michael Long, Southeast Asia 2 B2B Lead Logitech mengatakan untuk mengatasi tantangan itu, cobalah mulai dengan menciptakan budaya rapat yang mendorong peserta untuk berbicara.
“Perusahan harus memotivasi dan mendukung perilaku rapat yang positif untuk menumbuhkan kebiasaan dalam hal komunikasi yang terbuka, keterlibatan yang aktif, dan partisipasi penuh,” kata Michael dalam siaran pers
Langkah-langkah ini dapat mengubah rapat menjadi tempat yang produktif dan inklusif di mana setiap orang merasa dihargai dan didukung untuk menyumbangkan ide-ide mereka. Para pemimpin dapat mengembangkan budaya ini dengan mengajak karyawan melakukan hal-hal berikut:
1. Dengarkan dan perhatikan rapat dengan seksama
Singkirkan ponsel dan gangguan lain yang dapat mengalihkan fokus dari rapat.
2. Kenali semua orang dalam rapat
Partisipan jarak jauh atau virtual akan merasa lebih terlibat dan terdorong untuk berbicara ketika moderator atau pemimpin rapat memperkenalkan mereka di awal rapat.
Baca juga: Kolaborasi Tidak Optimal Jadi Tantangan Saat Rapat Virtual
3. Berikan mikrofon atau kesempatan berbicara kepada partisipan virtual
Jika diperlukan, hentikan sementara diskusi rapat dan tanyakan secara khusus pendapat partisipan yang bergabung secara virtual.
4. Partisipan di dalam ruangan rapat hanya boleh melihat dan berbicara kepada kamera
Apabila mereka yang berada di dalam ruangan hanya saling memandang individu yang ada di ruangan, partisipan jarak jauh bisa merasa diabaikan.
Dengan mengarahkan perhatian ke kamera, partisipan di dalam ruangan akan membuat pertemuan lebih inklusif dan setara bagi partisipan jarak jauh atau virtual.
5. Gunakan fitur obrolan/chat pada rapat virtual
Partisipan jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk menyampaikan pendapatnya ketika orang-orang di dalam ruangan sedang berbicara secara aktif dan moderator rapat yang ditunjuk harus memantau rapat untuk memberikan kesempatan kepada pengirim pesan pada fitur obrolan/chat untuk berbicara.
