Topcareer.id Berikut hasil survey yang relatif mengejutkan dari Amerika: terkadang, rapat jadi momen paling membuang-buang waktu percuma bagi banyak perusahaan.
Ya, siapa di antara kita yang tidak malas melihat si tukang bual di kantor cuap-cuap cari selamat di depan atasan, lari dari tanggung jawab atas kesalahan yang dibuatnya.
Atau tidakkah kasihan melihat rekan sekerja yang penurut (juga penyabar) jadi bulan-bulanan tuduhan biang kerok kantor yang hobinya cari masalah?
Atau lagi, seringkali kita dibuat bosan melihat si penjilat bicara ngalor-ngidul yang tak ada isinya sama sekali, hanya ingin terlihat pintar di depan atasan.
Namun, sebuah kantor tentu memerlukan rapat, entah untuk berkoordinasi, menyatukan pandangan dan target bersama atau mendengarkan laporan pekerjaan serta menyelesaikan masalah yang ada.
Setelah tahu apa yang sebaiknya tak kamu lakukan saat rapat, sekarang saatnya kamu tahu apa yang sebaiknya kamu lakukan. Berikut rinciannya:
Mulai tepat waktu. Banyak waktu terbuang untuk sekadar menunggu rekan kerja yang datang terlambat. Bisa jadi hal itu bersangkut dengan budaya kerja, tapi begitu setiap karyawan tahu kalau rapat selalu mulai tepat waktu, karyawan itu akan terbiasa datang pada saat rapat. Sekadar tip, sejumlah perusahaan menetapkan setiap peserta rapat sudah datang 15 menit sebelum rapat benar-benar dimulai.
Memenuhi quorum. Sejumlah kantor atau divisi tak memulai rapat sebelum quorum peserta rapat terpenuhi. Hal ini mendorong setiap rapat untuk datang tepat waktu.
Tahu agenda rapat. Selalu ingat untuk membaca agenda rapat agar fokus pada tujuan dan masalah apa yang sedang dicari solusinya.
Meringkas keputusan rapat. Saat keputusan rapat sudah tercapai, ringkas apa yang baru jadi keputusan. Hal ini membantu peserta rapat lain mendapat pandangan yang sama. Mengklarifikasi keputusan rapat akan membuat terhindar dari masalah di kemudian hari.
Setuju pada rencana kerja. Sebuah rencana kerja harus spesifik membuat langkah-langkah apa yang mesti dilakukan saat kerja, usai rapat. Kamu harus setuju pada rencana kerja kalau tak mau dituding membangkang pada keputusan rapat. Jika tak setuju, mending kemukakan pendapat saat rapat masih berlangsung, jangan menggerundel belakangan.
Jika kamu melakukan hal-hal di atas saat rapat, niscaya atasan akan menaruh perhatian padamu. Kamu bakal dia anggap pekerja yang cakap dan bisa diandalkan. Mungkin sekali kamu diberi tanggung jawab besar yang ujungnya mendapat promosi dan kenaikan gaji. Asyik, bukan?*
