Topcareer.id Kenyamanan, ketepatan dan efisiensi waktu menjadikan bertukar pesan teks sebagai bentuk komunikasi yang utama. Pesan teks menjadi semakin umum untuk digunakan dalam pekerjaan juga karena alasan sama. Dulu orang bertukan pesan singkat lewat SMS, lalu beralih ke layanan Blackberry Messanger (BBM), kini yang paling banyak digunakan adalah layanan WhatsApp atau WA.
Walaupun menyenangkan dan mudah untuk mengirim pesan yang diisi dengan singkatan, bertabur emoji, namun aturannya berbeda di dunia kerja. Kita tak bisa sembarangan mengirim pesan teks ke klien, kolega atau atasan.
Berikut 10 kiat menulis pesan teks yang memberikan manfaat untuk kita semua dan menghindari perangkap potensial seperti dilansir dari Huffington Post.
1.Kirim pesan singkat ketika hubungan kerja terbangun
Setelah kamu mengenal rekan kerja, biasa mengobrol atau lewat email, tanyakan kepada mereka, komunikasi apa yang baik untuk dilakukan bersama demi pekerjaan. Jangan jadikan pesan singkat sebagai langkah pertama berkomunikasi dengan rekan bisnis.
2. Perhatikan waktu kirim pesan
Batasi hanya mengirim pesan WhatsApp atau SMS pada jam kerja. Jangan menghubungi klien di malam hari di waktu kamu ingin tidur, karena mengirim pesan teks setelah jam kerja menandakan adanya hal yang sangat penting untuk dibahas. Bila tak terlalu urgen, sebaiknya tunggu hingga hari kerja berikutnya untuk menyampaikan pesanmu.
3. Tahu kapan harus menelepon
Untuk hal-hal rumit yang memerlukan lebih lanjut sebaiknya dikomunikasikan lewat email atau telepon. Namun, pesan teks bisa menjadi awal yang bagus untuk bicara lebih jauh.
4. Tetap singkat
Fitur konversi suara ke teks, memudahkan kita mengirim pesan yang panjang. Naun jika pesan kamu terlalu panjang, lebih baik mengirim email. Karena mengirim pesan panjang melalui SMS justru menafikan fungsi SMS sendiri yang singkat, padat dan jelas.
5. Jangan mengirim kabar rahasia
SMS atau pesan via WA bukanlah tempat untuk menyampaikan informasi yang sensitif dan rahasia. Seperti halnya komunikasi digital lainnya, berhati-hatilah dalam mengirim atau mngetik pesan. Karena begitu pesan sudah terkirim, semuanya di luar kendali kamu.
6. Tetap Professional
Setiap komunikasi adalah cerminan profesionalisme dirimu, termasuk teks sederhana. Meski ada ratusan emoji yang imut dan lucu, simpan itu untuk korespondensi pribadi saja. Hindari singkatan yang membingungkan atau konyol. Seperti halnya setiap bentuk komunikasi, perhatikan ejaan dan tanda baca lainnya.
7. Ketik pesan dengan jelas, beri informasi spesifik
Jangan gunakan bahasa ambigu. Gunakan pesan teks untuk memberi informasi yang tak memerlukan kesalahaan dalam penafsiran. Hindari adanya humor atau komentar lucu. jika orang tak tahu konteksnya, ia akan mengartikannya berbeda.
8. Jawab segera
Berpesan singkat menunjukkan rasa kedekatan. Ketika kamu menerima pesan dari klien atau bos, tanggapi tepat waktu. Di sisi lain, ketika sebuah teks menjadi emosional, beri jeda untuk berpikir sebelum mengirimkan tanggapan. Kecepatan merespon pesan adalah hal yang sangat disukai atasan, tetapi jangan biarkan itu merugikan kamu.
9. Jangan terpaku ke handphone terus
Terpaku terus ke handphone menghilangkan citra profesional dan bisa sangat mengganggu. Sama seperti kamu tidak akan memeriksa email setiap 10 detik, istirahatkan ponsel sehingga kamu dapat mengamati lingkungan sekitar dan berinteraksi dengan orang lain.
10. Sudahi pesan singkat dengan anggun
Beberapa perbincangan berlangsung terus-menerus, seolah masing-masing pihak tidak ingin menjadi yang pertama untuk menutup percakapan. Ketika tujuan komunikasi telah tercapai, akhiri percakapan dengan meminta ijin undur diri, seperti ucapan terima kasih atau janji untuk segera menindaklanjuti.*
Penulis: Melisa Fitri
Editor: Ade Irwansyah