Topcareer.id – Sejak email menjadi umum di awal tahun 1990-an, kini email mengambil porsi yang signifikan dari setiap hari kerja banyak orang.
Menurut sebuah studi oleh International Data Corporation (IDC) pekerja menghabiskan 28 persen dari minggu kerja mereka untuk membaca dan menjawab email.
Email memang cukup membantu untuk bekerja lebih cepat dan lebih efisien, namun jangan sampai melupakan aturan sosial yang menyertai segala bentuk komunikasi.
Dikutip dari Entrepreneur.com, berikut beberapa do’s and dont’s alias yang boleh dan tak boleh dilakukan mengenai etiket dalam email.
Baca juga: Ngantor Usai Pandemi: Meeting akan Tergantikan oleh Email
Do’s
- Miliki subjek yang jelas
Kamu harus bersaing dengan ratusan email setiap hari, jadi semakin jelas baris subjek kamu, semakin besar kemungkinan pesan kamu akan dibaca. - Gunakan salam profesional
Menggunakan “Hei,” “Yo,” atau “watsap bro” itu tidak profesional, tidak peduli seberapa baik kamu mengenal si penerima. Gunakan “Hi” atau “Halo” sebagai gantinya. Untuk lebih formal, gunakan “Dear (masukkan nama).” Gunakan nama asli orang tersebut dalam salam – “Halo Robert.” Ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kamu diberi izin untuk melakukannya. - Koreksi email sebelum dikirim
Jangan kaget jika kamu dinilai dari caramu menulis email. Misalnya, jika email kamu dipenuhi kata-kata yang salah eja dan kesalahan tata bahasa, kamu mungkin dianggap ceroboh, atau bahkan tidak berpendidikan. Periksa ejaan, tata bahasa, dan pesan kamu sebelum menekan tombol “kirim atau send.” - Balas ke semua email
Berikan balasan tepat waktu dan sopan untuk setiap email resmi yang ditujukan kepada kamu. Bahkan jika kamu tidak memiliki jawaban saat ini, luangkan waktu sebentar untuk menulis tanggapan agar pengirim tahu bahwa kamu menerima email mereka. Beri tahu pengirim jika email mereka juga dikirim ke penerima yang salah. - Jaga kerahasiaan materi pribadi
Jika kamu harus berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, lakukan secara langsung atau melalui telepon. Minta izin sebelum memposting materi sensitif baik di badan email atau dalam lampiran.
Cari tahu lebih banyak di halaman berikutnya>>
Dont’s
- Jangan lupa beri signature
Setiap email harus menyertakan signature di bagian bawah halaman pesan email yang memberi tahu penerima tentang siapa kamu dan bagaimana menghubungimu. Aturlah untuk muncul secara otomatis di akhir setiap email. Sertakan semua detail kontakmu sehingga penerima tidak perlu mencari alamat, email, atau nomor teleponmu. - Jangan gunakan humor
Humor tidak diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang menurutmu lucu memiliki peluang besar untuk disalahartikan oleh pihak lain, atau dianggap sebagai sarkasme, tanpa disertai nada vokal dan ekspresi wajah. Jika ragu, tinggalkan humor dari komunikasi bisnis. - Jangan menganggap penerima email tahu apa yang kamu maksud
Buat pesan kamu sebagai email yang berdiri sendiri, bahkan jika itu adalah tanggapan terhadap rangkaian email. Masukkan subjek dan referensi apa pun ke email, riset, atau percakapan sebelumnya bisa membuat penerima frustasi dan memakan waktu untuk melihat kembali rangkaian email untuk menciptakan konteks. Penerima mungkin memiliki ratusan email yang datang setiap hari dan kemungkinan tidak akan mengingat rangkaian email yang mengarah ke email kamu. - Jangan mudah emosi
Jangan pernah mengirim email yang marah, atau memberikan respons komplain yang terlalu cepat. Berikan beberapa pertimbangan sebelum mengirimnya. Jika kamu merasa marah, masukkan pesan ke folder “draft” dulu, tinjau kembali saat kamu lebih tenang dan punya waktu untuk merumuskan respons yang sesuai. - Jangan gunakan emotikon berlebihan
Indikasi kegembiraan atau yang lainnya seperti emotikon, singkatan seperti LOL, dan sejenisnya tidak bisa diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis. Tinggalkan itu semua kecuali jika kamu mengenal penerima dengan sangat baik dan dekat. Ingat, tidak profesional juga untuk menggunakan terlalu sering atau banyak menggunakan tanda seru !!!!!
Baca juga: 6 Etika Kirim Email dan Pesan Teks Kantor di Masa Pandemi
Mungkin perlu beberapa latihan untuk membuat email kamu tetap profesional dan to the point, hasilnya kamu akan terlihat lebih halus dan terorganisir dalam jangka panjang. *
Editor: Ade Irwansyah