Topcareer.id – Melakukan pertemuan virtual melalui Zoom telah menjadi salah satu aktivitas normal baru bagi jutaan orang di seluruh dunia dalam beberapa bulan terakhir.
Dengan perangkat lunak yang memungkinkan komunikasi dan kolaborasi antar tim dari semua ukuran dan kemudahan pemakaiannya, penggunanya semakin bertambah.
Ada sedikit pembelajaran yang bisa diambil dalam membuat meeting melalui Zoom seproduktif mungkin. Berikut ini beberapa tips bermanfaat untuk membuat meeting via Zoom kamu sukses kedepannya.
Penampilan itu penting
Mungkin pertemuan yang dilakukan dari jarak jauh dianggap tidak seformal atau sepenting pertemuan yang terjadi secara langsung. Pola pikir ini dapat membahayakan kualitas pengalaman bagi semua yang terlibat. Untuk mengatasi hal ini, mintalah seluruh peserta berpakaian formal seperti di kantor dan juga memanfaatkan latar belakang virtual seperti yang tersedia dari HelloBackgrounds.com, untuk menyamarkan tampilan kekacauan rumah dan memberikan penampilan profesional yang lebih konsisten kepada setiap orang.
Baca Juga: Lakukan 6 Zoom Icebreaker Ini Pada Karyawan Baru Saat Meeting Video
Persiapan sangat penting
Kecuali jika kamu memang berencana melakukan zoom meeting membahas tema bebas, tapi jika meeting untuk membahas sesuatu yang penting dan sensitif, kamu harus lakukan persiapan agar tidak kehilangan poin-poin penting yang ingin kamu bahas atau mengakibatkan peserta tertentu mendominasi dengan menekankan orang lain. Cara untuk mengatasinya adalah dengan mempersiapkan secara menyeluruh, menetapkan agenda lebih awal, menetapkan tujuan yang jelas dan juga memastikan bahwa setiap orang berada pada pokok bahasan yang sama dalam hal peran mereka saat meeting.
Etiket
Ada beberapa hal yang dapat menggagalkan meeting virtual Zoom. Inilah sebabnya mengapa meletakkan poin kunci etiket akan memungkinkanmu untuk menghindari rintangan umum dalam hal ini. Contohnya, kamu bisa memastikan semua orang yang tidak berbicara untuk mematikan mikrofon mereka agar menghindari suara-suara asing yang mengganggu proses meeting.
Keterlibatan sangat penting
Menjaga peserta tetap terlibat dalam apa yang terjadi dalam meeting virtual Zoom adalah sebuah tantangan. Solusi yang jelas di sini adalah dengan menggunakan alat bantu visual, menggunakan fungsi berbagi layar, sehingga semua orang tertarik dengan apa yang sedang dibahas. Ini akan membantu dengan penyimpanan informasi serta menghindari keletihan saat rapat, terutama jika waktu didistribusikan antara sebanyak mungkin kontributor.
Follow up diperlukan
Karena ada perasaan bahwa meeting virtual Zoom berpotensi lebih bebas daripada pertemuan di dunia nyata, ada kemungkinan bahwa poin yang diangkat di dalamnya tidak akan diambil dengan urgensi yang sama. Inilah sebabnya mengapa kamu harus melakukan follow up untuk memastikan bahwa kamu tidak hanya menyetujui langkah apa yang harus diambil, tetapi juga menguraikan cara-cara bagaimana kemajuan akan didokumentasikan dan didemonstrasikan.**(RW)