Topcareer.id – Selalu ada orang yang terlambat meeting atau rapat. Kamu mungkin paham betul siapa mereka yang secara teratur memiliki masalah koneksi Wi-Fi atau yang komputernya mati tepat sebelum meeting dimulai. Apalagi kalau ternyata yang lebih sering terlambat ini adalah bos sendiri.
Meskipun budaya bekerja-dari-rumah dan menelepon selama pandemi COVID-19 telah membuat pertemuan menjadi lebih santai, kebutuhan akan ketepatan waktu tidak berubah. Jadi, berikut cara mengelola orang yang selalu terlambat meeting, melansir laman FairyGodBoss.
1. Lanjutkan meeting
Jika atasan selalu terlambat, itu mungkin karena mereka sangat sibuk dengan segala hal lain yang ada di daftar tugas mereka. Jika kamu dapat membuat rapat tetap berjalan tanpa mereka, lakukanlah. Kamu tidak ingin menyia-nyiakan waktu orang lain juga. Atau, lakukan apa yang kamu bisa tanpa mereka sampai mereka hadir.
Misalnya, kamu dapat mengatakan: “Kami sedang meeting sekarang dan bisa lanjut. Kami bisa memulai dengan X sampai Anda siap, jika Anda tidak keberatan. Kami akan menunggu Anda untuk membahas Y. Beri tahu saya cara terbaik untuk melanjutkan, terima kasih.”
2. Buat notulen rapat
Jika atasanmu tidak dapat menghadiri rapat secara rutin, beri tahu mereka bahwa kamu atau orang lain akan membuat catatan. Kamu kemudian dapat mengirimkan hasil rapat kepada mereka setelah selesai, sehingga mereka tetap dapat mengetahui tentang apa yang sedang dikerjakan bersama.
Kamu dapat mengatakan: “Maaf kamu tidak dapat hadir hari ini, tetapi penting bagi kami untuk memulai semuanya. Kami akan membuat beberapa catatan dan mengirimkannya setelah meeting. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, saya akan senang bertemu dengan Anda untuk membahasnya.”
3. Rekam pertemuan
Jika atasan tidak bisa menghadiri rapat tetapi ingin mendengarkan waktu meeting sendiri, kamu dapat merekamnya. Selama kamu tidak membutuhkan masukan atasanmu untuk rapat, kamu dapat melanjutkannya tanpa mereka.
Baca juga: Hal-Hal Ini Dilarang Lho Untuk Dilakukan Karyawan Starbucks
Kamu dapat mengatakan: “Maaf Anda tidak bisa hadir hari ini, tapi kami akan merekam rapatnya sehingga Anda bisa mendengarkannya di waktu senggang.”
4. Kirimkan agenda rapat yang menjelaskan kapan atasanmu perlu mendengarkan
Jika atasan tidak memiliki waktu untuk keseluruhan rapat, setidaknya kamu dapat memberi tahu mereka kapan Akamu benar-benar membutuhkan mereka untuk menjadi bagian dari rapat. Kamu bisa melakukan ini dengan meninggalkan catatan di agenda rapat.
Misalnya: “Jen, kami ingin sekali mengetahui pendapat Anda tentang strateginya, yang akan kita diskusikan sekitar pukul 13.15 sesuai agenda terlampir. Silakan hubungi kami jika Anda punya waktu, terima kasih.”
5. Bicaralah dengan atasan tentang mengambil atau mendelegasikan pekerjaan
Jika atasan perlu hadir karena masukan mereka diperlukan, tetapi mereka tidak hadir, mungkin inilah saatnya untuk berbicara dengan atasanmu. Mungkin, misalnya, atasanmu dapat mendelegasikan beberapa pekerjaan mereka kepadamu atau salah satu anggota tim.
Mungkin kamu atau orang lain bisa mulai menggantikan mereka dalam proses pengambilan keputusan. Ini dapat membantu meringankan beban dari meja mereka dan memberimu atau salah satu anggota tim kesempatan untuk maju.**(Feb)