Topcareer.id – Sejak email mulai booming di awal tahun 90-an, sekarang email telah mengambil porsi yang signifikan dari setiap hari kerja banyak orang.
Studi oleh International Data Corporation (IDC), karyawan menghabiskan 28 persen dari minggu kerja mereka untuk membaca dan menjawab email.
Email memang membantu untuk bekerja lebih cepat dan efisien, namun jangan sampai melupakan aturan sosial dalam segala bentuk komunikasi.
Berikut ini etika wajib do’s dan dont’s yang harus kamu perhatikan dalam mengirim email profesional.
Bagian pertama dari artikel
Do’s
Miliki subjek yang jelas
Kamu harus bersaing dengan ratusan email setiap hari, jadi semakin jelas baris subjek kamu, semakin besar kemungkinan pesan kamu akan dibaca.
Gunakan salam profesional.
Menggunakan “Hei,” “Yo,” atau “watsap bro” itu tidak profesional, tidak peduli seberapa baik kamu mengenal si penerima.
Gunakan “Hi” atau “Halo” sebagai gantinya. Untuk lebih formal, gunakan “Dear (masukkan nama).”
Gunakan nama asli orang yang kamu kirimkan email dalam salam pembuka, misalnya “Halo Julia.”
Ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kamu diberi izin untuk melakukannya.
Koreksi email sebelum dikirim
Jangan kaget jika kamu dinilai dari caramu menulis email.
Jika email kamu dipenuhi kata-kata yang salah eja dan kesalahan tata bahasa, kamu mungkin dianggap ceroboh, atau bahkan tidak berpendidikan.
Periksa ejaan, tata bahasa, dan pesan kamu sebelum menekan tombol “kirim atau send.”
Baca juga: Lewat Email Kantor, Kamu Bisa Tahu Karakter Seseorang Seperti Apa
Balas ke semua email
Berikan balasan tepat waktu dan sopan untuk setiap email resmi yang ditujukan kepada kamu.
Bahkan jika kamu tidak memiliki jawaban saat ini, luangkan waktu sebentar untuk menulis tanggapan agar pengirim tahu bahwa kamu menerima email mereka.
Beri tahu pengirim jika email mereka juga terkirim kepada penerima yang salah.
Jaga kerahasiaan materi pribadi
Jika kamu harus berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, lakukan secara langsung atau melalui telepon.
Minta izin sebelum memposting materi sensitif baik di badan email atau dalam lampiran.**(Feb)