Topcareer.id – Tugas-tugas kecil atau bahkan tugas administrasi biasa malah sering kali jadi tugas yang paling menguras tenaga. Melihat tumpukan email yang belum dibaca atau merapikan file di laptop, bisa memicu stres dan cemas. “Tugas vampir” seperti itu disebut bisa mematikan produktivitas.
Salah satu pendiri Harrier, asisten tempat kerja yang didukung AI, Cecily Motley yang menyebut aktivitas berulang dan membosankan tersebut sebagai “tugas vampir.” Ia juga memperingatkan bahwa terhambat oleh pekerjaan admin adalah hal nomor satu yang mematikan produktivitas manusia.
“Tugas-tugas membosankan dan menyita waktu seperti menjadwalkan rapat dan membalas email itu yang menguras energimu dan menyita waktu dari pekerjaan dengan fokus mendalam atau proyek bernilai lebih tinggi,” kata Motley dikutip dari laman CNBC Make It.
“Masuknya tugas-tugas administratif secara terus-menerus dapat berdampak paling buruk pada produktivitas,” tambah dia.
Rata-rata orang menghabiskan setidaknya 21 jam per minggu untuk melakukan pekerjaan admin, menurut laporan tahun 2021 dari perusahaan rintisan perangkat lunak Brightpearl.
Para peneliti melakukan survei terhadap 2.000 orang dewasa dan menemukan bahwa hampir 40% orang “kewalahan” dengan banyaknya tanggung jawab admin yang harus mereka tangani di tempat kerja.
Motley merekomendasikan tiga strategi untuk menyederhanakan “tugas vampir” dan meningkatkan produktivitas:
Baca juga: Waspada! 5 Tanda Red Flag Perusahaan Nggak Ada Work Life Balance
Cobalah mengatur waktu — tetapi bersikaplah realistis
Motley mengatakan bahwa dengan mengatur waktu, atau menjadwalkan blok waktu di kalendermu bisa memberi fokus pada item tertentu di daftar tugas, bahkan memblokir gangguan apapun selama batas waktu yang kamu tetapkan.
Hal ini termasuk menjadwalkan “sesi admin” untuk menciptakan lebih banyak periode bebas gangguan untuk proyek-proyek penting. Motley merekomendasikan untuk menyimpannya pada waktu ketika kamu biasanya kurang produktif, seperti di akhir hari kerjamu.
Senyapkan notifikasi
Pemberitahuan dapat membuat beberapa tugas administratif seperti menanggapi email dan undangan kalender terasa mendesak dan memerlukan perhatian segera meskipun tugas tersebut “jarang terjadi”, kata Motley.
Menanggapi setiap notifikasi yang masuk dapat mempersulitmu untuk kembali fokus pada pekerjaan yang sebelumnya kamu lakukan. Sebaliknya, Motley menyarankan untuk mematikan notifikasi di tempat kerja dan memeriksa pesan/peringatan yang masuk sekaligus selama periode adminmu.
Tetapkan batasan yang lebih ketat
Ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, namun mengatakan “tidak” pada tugas-tugas yang tidak perlu atau melakukan lebih banyak pekerjaan tidak hanya mencegah kelelahan — hal ini juga dapat membantumu membangun kepercayaan di tempat kerja.
“Kamu menunjukkan kepada atasan dan rekan kerja bahwa kamu cukup terorganisir untuk memahami beban kerjamu dan memprioritaskan komitmen yang ada,” kata Motley.