TopCareer.id – Email atau surel (surat elektronik) masih jadi salah satu bentuk komunikasi yang dilakukan di lingkungan kerja atau kantor.
Meski komunikasi tidak langsung, penting untuk tetap memahami cara berkomunikasi yang baik melalui email. Menurut pakar bahasa, ketepatan waktu punya peran penting di sini.
“Kiat utama untuk berkomunikasi dengan baik melalui email adalah memprioritaskan respon,” kata Esteban Touma, pakar budaya dan linguistik di platform pembelajaran bahasa, Babbel.
“Tidak ada yang lebih buruk daripada mendapat respon yang tertunda setelah dua pekan menunggu,” ujarnya, dikutip dari CNBC Make It, Sabtu (30/11/2024).
Baca Juga: Begini Cara Menanggapi Email Penolakan Kerja
Meski Anda bisa membuka email kapanpun, Touma menekankan pentingnya menanggapi pesan dengan cepat dan sopan.
“Bahkan email konfirmasi sederhana yang menyatakan bahwa Anda telah menerima pesan dan akan membalas dengan lebih detail pada waktunya adalah kesopanan umum,” kata Touma.
“Tidak hanya menunjukkan profesionalisme tetapi juga menumbuhkan rasa percaya dengan koresponden Anda,” dia menambahkan.
Sayangnya, seringkali kita memiliki pesan yang menumpuk di inbox, membuat bingung dalam mengelolanya. Untuk itu, Touma mengatakan ada beberapa tips yang bisa dilakukan.
Touma mengatakan, bagi Anda yang menerima ratusan pesan masuk setiap hari, penting untuk mencoba strategi manajemen inbox yang efektif.
Pertama, prioritaskan pesan menggunakan filter dan label untuk membagi kategorinya berdasarkan urgensi dan kepentingan.
Filter ini juga dapat secara otomatis menyortir surel masuk ke folder yang relevan, untuk mengurangi kekacauan dan menyederhanakan kotak masuk Anda. Kemudian, pastikan segera menangani masalah penting.
Baca Juga: 5 Kesalahan Email Kerja yang Bikin Kamu Nggak Profesional
Kedua, berikan waktu khusus untuk memeriksa dan merespon pesan masuk, agar tidak ada gangguan yang terus menerus sepanjang hari.
Terakhir, Touma menyarankan untuk menghentikan langganan (subscribe) dari milis atau newsletter yang tidak relevan untuk Anda.
Apabila Anda bekerja dengan rekan kerja dari negara lain atau memiliki budaya yang berbeda, pertimbangkan untuk lebih memahami etiket atau tata cara berperilaku yang berbeda dari Anda.
“Jika Anda mengirim email kepada seseorang dari negara atau budaya lain, penting untuk mempertimbangkan etiket email yang berbeda,” kata Touma.
Dia menambahkan, beberapa bahasa memiliki aturan tentang cara formal dan informal untuk menyapa orang dalam pendahuluan atau penutup.
