Topcareer.id – Banyak dari pekerja yang menggunakan email untuk keperluan sehari-hari. Namun, tak sedikit juga yang salah ketika memanfaatkan email kerja sehingga terlihat kurang kompeten dan profesional.
“Ketika kesalahan besar terlewatkan, hal tersebut akan terlihat tidak profesional dan memberikan kesan bahwa Anda tidak memperhatikan detail,” kata Deb Lee, Pelatih dan konsultan produktivitas digital, dikutip laman HuffPost. Berikut beberapa penyebab terburuk ketidakprofesionalan email:
1. Kesalahan ejaan dan tata bahasa dalam email
Ya, kesalahan ejaan membuatmu terlihat ceroboh, itulah sebabnya Lee mengatakan kesalahan ejaan dan tata bahasa adalah dua kesalahan utama yang akan membuatmu terlihat tidak profesional.
Untuk menghindari kesalahan ini, periksa kembali ejaan nama penerima dan gelar yang mereka miliki. Lee juga menyarankan untuk membaca email dengan agak keras sehingga kamu dapat menemukan kesalahan.
2. Meng-klik ‘balas semua’ (reply all) secara otomatis.
Mengikat semua rekan kerjamu ke dalam rantai reply all akan membuatmu menjadi karakter utama di tempat kerja dengan cara yang buruk.
“Kesalahan besar yang saya lihat dilakukan orang-orang adalah menekan tombol ‘balas semua’ tanpa memikirkan apakah balasan itu diperlukan,” kata ahli strategi karier Ana Goehner.
Daripada menjawab “balas semua”, pertimbangkan siapa yang perlu “mengetahui” atau bertanggung jawab atas langkah selanjutnya, kata Lee.
3. Terlalu santai
Jika kamu dengan sengaja menggunakan emoji menangis dan tertawa dalam email kantor yang serius, rekan kerjamu mungkin akan terkejut.
Baca juga: Jangan Lakukan 5 Kesalahan Ini Saat Masuk Kerja Hari Pertama
“Para profesional sering kali terlihat tidak profesional dalam email kantor mereka ketika mereka terlalu santai, menggunakan kalimat dan emoji yang tidak lengkap, mirip dengan SMS,” kata pelatih karier Kristine Knutter.
Menurutnya, para profesional harus menggunakan nada yang lebih profesional, menggunakan kalimat lengkap dan menghindari emoji.
4. Email yang bertele-tele
Email kerja terbaik adalah email yang langsung pada intinya. Yang terburuk membuatmu lebih bingung dari sebelumnya. Jadi, hindari menulis teks dalam jumlah besar tanpa jeda paragraf. Orang-orang membaca sekilas pesan, dan jika emailmu terlalu panjang, penerima mungkin kehilangan detail yang penting.
“Agar semuanya jelas dan mudah dicerna, coba bagi email Anda menjadi kalimat dan paragraf yang lebih pendek dan sertakan poin-poin,” saran Knutter.
5. Mengirimkan email saat sedang marah
Email bukan sekadar alat komunikasi – email kerja juga dapat berfungsi sebagai dokumentasi perilaku. Oleh karena itu, jangan sekali-kali mengirimkan pesan saat sedang marah, karena bisa saja kamu menulis sesuatu yang tidak dapat kamu tarik kembali.
“Menjelek-jelekkan kolega melalui email adalah kesalahan besar. Meskipun kamu tergoda untuk melampiaskan pertemuan yang membuat frustrasi itu, hal ini paling tidak profesional dan merupakan pelanggaran yang paling buruk,” kata pelatih karier Anne Genduso.
