TopCareer.id – Manajemen waktu yang baik jadi salah satu cara agar pekerjaan tetap tertata dan produktif, serta demi menjaga diri dari stres yang berlebihan.
Namun, melakukan manajemen waktu tidaklah semudah yang dipikirkan. Saat mencobanya, seringkali seseorang menghadapi berbagai tantangan.
Menurut Neelthe van Horen, ekonom dan profesor di Donders Institute of Brain Cognition and Behaviour, Belanda, ada empat tantangan yang kerap ditemui seseorang saat mau mengatur waktunya dan membuat perencanaan.
- Terlalu banyak komitmen
Banyak orang yang mengiyakan ke terlalu banyak hal tanpa mempertimbangkan apa yang dia butuhkan untuk memenuhi semua tuntutan itu.
Menurut van Horen, seperti dikutip dari Women’s Health, Kamis (13/3/2025), para ekonom menyebutnya sebagai opportunity cost.
“Setiap kali kita mengatakan ‘iya’ pada sesuatu, secara otomatis kita mengatakan ‘tidak’ pada hal lain. Sering kali, yang dikorbankan justru hal-hal yang paling penting,” kata van Horen.
Tak jarang, yang dikorbankan adalah waktu bersama keluarga atau teman, proyek personal, atau bahkan untuk merawat diri sendiri.
Baca Juga: 5 Trik Sederhana Manfaatkan Waktu Agar Tak Hanya Sibuk Tapi Juga Produktif
- Menentukan prioritas
Van Horen mengatakan, salah satu kesalahan terbesar yang sering dilakukan adalah lebih memprioritaskan hal-hal yang terasa mendesak, ketimbang menentukan terlebih dulu apa yang benar-benar penting.
“Akibatnya, kita terlalu banyak menghabiskan waktu untuk tugas-tugas yang tampak mendesak tapi sebenarnya tidak terlalu berdampak besar. Sementara, pekerjaan yang benar-benar membawa perubahan malah terbengkalai,” ujarnya.
- Multitasking
“Otak kita sebenarnya hanya dirancang untuk menangani satu tugas dalam satu waktu. Apa yang kita anggap sebagai multitasking sebenarnya hanyalah pindah fokus dari satu hal ke hal lain,” kata van Horen.
Ia mengatakan, saat kita memaksa otak untuk terus berpindah mode, terjadilah apa yang disebut psikolog sebagai task-switching cost atau biaya pergantian tugas.
“Setiap kali kita beralih dari satu tugas ke tugas lain, ada harga yang harus dibayar, terutama jika tugasnya kompleks,” kata van Horen.
Ia mengatakan, menurut studi psikolog David Meyer, berpindah-pindah tugas dapat mengurangi produktivitas hingga 40 persen.
“Dan bukan hanya waktu yang terbuang, multitasking juga menurunkan kualitas pekerjaan, meningkatkan kesalahan, dan melemahkan daya ingat kita,” imbuhnya.
Sulit berkonsentrasi
Menurut van Horen, sulit dari konsentrasi dapat berdampak besar. Saat perhatian terpecah, pekerjaan jadi jauh lebih lama diselesaikan.
Dia menjelaskan, salah satu alasan ponsel selalu berada di dekat kita dengan notifikasi yang menyala adalah karena kita kecanduan dengan distraksi.
“Otak kita memiliki novelty bias, yaitu kecenderungan untuk mengabaikan hal lama dan lebih tertarik pada sesuatu yang baru, ini adalah mekanisme bertahan hidup yang dulu membantu kita mengenali ancaman,” kata van Horen.
Namun, insting ini sekarang justru merugikan kita. Van Horen menjelaskan, saat ada email atau notifikasi, bagian otak yang bertanggung jawab atas fokus atau korteks prefrontal, terganggu.
“Hal baru ini memicu pelepasan dopamin, yang membuat kita semakin terdorong untuk mengeksplorasi lebih jauh,” ujarnya.
“Setiap kali kita menyerah pada gangguan ini, kita semakin memperkuat kebiasaan tersebut, membuatnya semakin sulit untuk dihindari di kemudian hari,” pungkasnya.
3 Tips Manajemen Waktu Biar Lebih Produktif
Maka dari itu, ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk dapat melakukan manajemen waktu dengan lebih baik, menurut van Horen.
- Berhenti multitasking dan fokus pada satu tugas
Multitasking sering dianggap sebagai cara kerja yang efisien, padahal justru bisa mengurangi fokus dan meningkatkan kesalahan.
Salah satu teknik sederhana namun ampuh untuk melatih fokus adalah Teknik Pomodoro, yang dinamai dari timer dapur berbentuk tomat. Caranya:
- Pilih satu tugas yang ingin kamu kerjakan
- Atur timer (biasanya 25 menit, tapi bisa disesuaikan)
- Kerjakan tugas tersebut tanpa gangguan hingga waktu habis
- Istirahat selama 3-5 menit
- Setelah menyelesaikan empat sesi Pomodoro, ambil istirahat lebih lama (15-30 menit)
- Dengan mengulang proses ini, otak akan terbiasa untuk fokus lebih lama dan produktivitas pun meningkat.
Baca Juga: 9 Kesalahan Umum dalam Time Management
- Jadwalkan tugas-tugas penting dan jaga dengan baik waktu tersebut
Buatlah jadwal khusus untuk tugas-tugas utama. Anggaplah jadwal tersebut selayaknya janji yang tidak bisa diganggu gugat seperti ke dokter atau penerbangan.
Van Horen lalu menyarankan Anda untuk memecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah dikerjakan. Kemudian berikan waktu khusus untuk mengerjakannya tanpa gangguan.
Hindari godaan untuk mengecek email atau notifikasi setiap saat. Sebagai gantinya, tentukan waktu khusus untuk melakukan itu. Tanpa pengaturan waktu yang jelas, tugas mendesak tapi kurang penting akan mengambil alih perhatianmu.
- Buat perkiraan waktu pengerjaan, lalu kalikan lima
Orang sering meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pekerjaan.
Untuk menghindari stres dan pekerjaan yang tergesa-gesa, berikan tambahan waktu dengan mengalikan estimasi awal hingga lima kali lipat.
Misalnya, jika presentasi kira-kira dapat diselesaikan dalam waktu 30 menit, berikan setidaknya waktu lebih hingga dua jam.
Jadi, jika ada kendala seperti masalah teknis, kesulitan mencari materi, atau butuh riset tambahan, Anda masih punya cukup waktu tanpa mengorbankan tugas lain.
