Topcareer.id – Meeting seringkali tidak pernah berakhir, selalu ada saja yang masih harus dibahas lagi dan lagi.
Setiap atasan perlu memiliki keterampilan untuk menciptakan sebuah meeting yang efektif sehingga tidak banyak membuang waktu anggota timnya.
Mengutip projectmanagementhacks.com, Senin (06/01/2020), berikut cara yang bisa dilakukan untuk mengadakan meeting yang efektif.
Dapatkan agenda tertulis di awal
Niat yang tidak jelas untuk berdiskusi tentang suatu topik jarang berakhir dengan catatan yang produktif. Mulailah rapat dengan agenda daftar topik yang akan dibahas dan pastikan bahwa materi diberikan kepada peserta setidaknya satu hari sebelum pertemuan.
Tinjau daftar peserta
Orang-orang di ruang rapat terkadang menghancurkan efektivitas. Batasi jumlah orang yang menghadiri rapat. Tujuan rapat adalah untuk membuat keputusan dan menyelesaikan pekerjaan.
Kelola meeting tepat waktu
Mulailah rapat dengan tepat waktu dan berakhir tepat waktu juga. Jika akan menjalankan rapat besar atau kompleks, pertimbangkan untuk meminta seorang kolega untuk membantu.
Baca juga: Hadeh, Karyawan Habiskan Ratusan Jam Kerja Setahun untuk Meeting Palsu
Kelola diskusi topik
Ini berfungsi untuk membuat rapat atau meeting tetap fokus pada agenda yang dinyatakan. Sehingga poin-poin penting yang diajukan oleh peserta bisa tetap relevan dengan pembahasan.
Pertimbangkan beberapa poin penting sebelum mengambil keputusan
Keputusan besar biasanya dibahas dalam rapat. Seperti proyek mana yang bisa dilanjutkan, dan mana yang harus dihentikan. Masalah budgeting juga cukup krusial untuk dipertimbangkan. Keputusan-keputusan serius seperti ini membutuhkan perhatian dan pertimbangan khusus dalam rapat sebelum diambilnya keputusan.
Buat catatan
Mencatat dalam rapat adalah keterampilan yang penting, tetapi sering kali orang lupa melakukannya. Alasan utama untuk membuat catatan dalam rapat adalah untuk merekam pertanyaan atau tugas apa pun yang telah diarahkan.
Follow up
Seni follow up adalah kebiasaan profesional yang vital dan juga penting dalam konteks meeting. Untuk hasil terbaik disarankan menindaklanjuti (mis. Membuat panggilan telepon, menulis email dll) pada hari yang sama dengan rapat.
Untuk hal yang sangat penting, buat catatan di kalender atau management tools untuk melakukan follow up setelah meeting sampai mencapai resolusi.
Editor: Feby Ferdian
