Topcareer.id – Saat kamu bekerja sebagai event planner, banyak hal harus dipertimbangkan sebelum kamu menggelar event. Persiapan juga harus benar-benar matang, karena terkadang Plan A tidak sesuai sehingga harus beralih ke Plan B.
Namun, jangan biarkan hal-hal kecil mengganggu fokus kamu. Tidak ada acara yang sempurna, jadi jangan stres karena kesalahan kecil.
Seperti dikutip dari businessexpocenter.com, Rabu (08/01/2020), berikut hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan event.
Tugas besar diutamakan
Jangan rencanakan tugas-tugas kecil sebelum kamu sudah mengerjakan semua hal-hal penting. Pastikan juga untuk memastikan bahwa tanggal yang kamu pilih merupakan waktu di mana orang-orang sedang memiliki banyak waktu luang. Dengan memastikan ini, kemungkinan tiket terjual habis pun jadi lebih besar.
Buat anggaran
Sebelum tugas-tugas ini selesai, kamu harus memperhitungkan anggaran. Uang akan selalu menjadi faktor dalam setiap keputusan yang dibuat. Delegasikan pengeluaran ke dalam kategori tertentu sehingga kamu tidak menghabiskan terlalu banyak budget dalam satu kategori.
Baca juga: Ini Kunci Sukses Press Conference yang Bisa Kamu Praktekkan
Lokasi
Lokasi adalah salah satu hal paling penting untuk dipertimbangkan. Pilihlah lokasi yang mudah dicapai untuk membuat orang jadi semakin berminat untuk hadir.
Hiburan macam apa yang harus kamu sajikan
Siapa yang datang ke acara ini? Audiens akan bereaksi secara berbeda terhadap berbagai jenis hiburan. Siapkan yang sesuai dengan tema acara.
Aksesibilitas Wi-Fi
Internet adalah alat penting dalam bisnis saat ini. Para tamu akan senang dan bersemangat saat mengetahui ada banyak Wi-Fi yang disediakan di lokasi.
Koordinasi Relawan / Staf
Orang-orang ini adalah aset terpenting. Mereka berada di acara untuk membantu mengatur dan mencatat semuanya. Pastikan bahwa orang-orang ini terkoordinasi dengan baik. Hal ini akan sangat membantu saat memasuki jam-jam kritis dari proses acara.
Baca juga: 4 Kunci Tampil Memukau Sebagai Seorang MC
Publisitas
Siapa yang ingin kamu datangkan ke acara kamu? Apakah ini acara pribadi atau publik? Sangat penting untuk memasarkan acara agar menarik audiens yang tepat. Kamu bisa membuat undangan di media sosial, atau undangan pribadi melalui pos. Orang-orang suka merasa istimewa dan menjadi bagian dari kelompok yang dipilih.
Program
Suatu program adalah isyarat yang baik dan profesional untuk menunjukkan kepada tamu lain bahwa acara kamu teratur dan tepat waktu. Memiliki slot waktu untuk setiap presentasi pada program akan membawa hasil.
Menyediakan jadwal yang jelas dan mudah dimengerti akan sangat membantu para tamu untuk tahu ke mana harus pergi selanjutnya, serta berapa lama setiap presentasi akan berlangsung.
Alhasil, event yang kamu gelar pun bisa berjalan lancar,