Topcareer.id – Untuk mencapai tujuan produktivitas kerja, ada yang namanya efisiensi waktu. Dalam ilmu manajemen artinya mendahulukan mana yang menjadi prioritas.
Hampir setiap saran manajemen waktu yang pernah kamu baca, pasti mencakup pentingnya menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas prioritas.
Tapi, bagaimana porsi yang baik untuk membagi antara tugas paling penting, biasa saja, dan tugas yang memang kurang penting. Thomas Oppong, pendiri dari AllTopStartups dan kerap menulis di Medium ini memberi saran aturan 60-30-10. Apa itu?
“Aturan 60–30–10 dapat mengatur waktumu dan memberimu kerangka kerja untuk mengalokasikan waktu demi tugas-tugas. Aturan ini menetapkan struktur yang memberimu gagasan yang lebih baik tentang tugas mana yang layak dilakukan pada jam berapa hari itu,” tulis Oppong dalam Medium.
Menurutnya, aturan 60–30-10 berarti menunjuk 60% dari hari kerjamu adalah untuk kegiatan bernilai tinggi; 30% untuk tugas bernilai rendah yang masih memajukan tujuanmu; dan 10% untuk kegiatan lain yang dapat membantumu bersiap untuk hari esok.
Baca juga: Kehilangan Semangat Kerja? Ini Cara Efektif Mengatasinya
60% tugas tingkat atas hingga bernilai tinggi
Untuk meningkatkan hasil kerjamu dan menyelesaikan lebih banyak, pisahkan pekerjaan yang bernilai tinggi dari semua kegiatan lainnya. Setidaknya 60 persen dari hari kerjamu harus dialokasikan untuk semua tugas bernilai tinggi.
“Jika kamu tidak memperhatikan apa yang menarik perhatianmu, itu akan mengambil lebih banyak perhatian daripada yang memang benar-benar layak,” kata David Allen dalam bukunya, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Baca juga: Ingin Jadi Role Model Efektif di Kantor? Tiru Kebiasaan Ini
30% aktivitas tingkat menengah hingga rendah
Alokasikan 30% dari waktumu untuk tugas-tugas yang mendesak tetapi belum tentu penting. Hal-hal seperti memproses email, mengatur file, membalas panggilan telepon, mengirim pembaruan status tim, menulis laporan, dan beberapa pertemuan termasuk dalam kategori ini.
Setiap kali kamu membuka email, kamu harus membuat keputusan, yang mana yang mengganggu aliran kerjamu. Masalahnya adalah, setiap email individu dapat membuat atau menghancurkan beberapa waktu ke depan atau bahkan sepanjang hari.
“Tugas tingkat menengah mungkin tampak mendesak tetapi jika mereka tidak secara langsung berkontribusi pada tujuan akhirmu, pilih untuk melakukannya setelah menyelesaikan tugas bernilai tinggi.”
10% untuk tugas lebih rendah akan membuat perbedaan besok
Bagaimana kamu mengakhiri hari adalah hal penting. Karena banyak hubungan dengan bagaimana kamu akan memulai hari berikutnya. Tugas dalam kategori ini adalah hal-hal yang tidak menambah nilai nyata bagi pekerjaan, visi, atau tujuan jangka panjang, tetapi dapat membantu memulai lebih baik di hari esok.
Beberapa orang mengalokasikan kurang dari 10% dari waktu mereka untuk tingkat ini. Itu tergantung pada jadwal pribadi, terserah kamu.
“Kamu dapat menggunakan tingkat ini untuk membuat daftar tugas yang baru, atau mengevaluasi yang lama. Pastikan kamu menempatkan tugas sesuai waktu ini dan bahwa kamu telah menyelesaikan sebanyak yang kamu bisa. Jika tidak, buat rencana yang lebih baik untuk besok,” tulis Oppong. *
Editor: Ade Irwansyah