Topcareer.id – Menurut analisis 2020 oleh FlexJobs, sebuah perusahaan sumber daya karir, kebijakan kerja fleksibel meningkat sebesar 159% antara tahun 2005 dan 2017. Apalagi, ketika virus corona COVID-19 menyerang, bekerja dari rumah atau work from home (WFH) menjadi kebijakan, bukan lagi pilihan.
Tapi, mengubah sistem kerja yang semula diurus di kantor kemudian beralih ke rumah, bukan hal mudah. Salah satunya, soal meeting. Pertemuan jarak jauh memiliki tantangan tersendiri. Kamu tidak dapat mengawasi karyawan dan memastikan mereka memperhatikan apa yang sedang dibahas saat pertemuan jarak jauh, bisa jadi panggilan 30 menit berubah menjadi buang-buang waktu.
“Sulit menjalankan rapat online – terutama jika ada banyak orang dalam pertemuan itu dan tidak dapat melihat wajah apapun. Itulah sebabnya kita perlu menetapkan ekspektasi dan menjadi kreatif dalam cara kita membuat orang tetap fokus,” kata Spencer Waldron, direktur komunikasi global di platform presentasi Prezi dalam laman Business Insider.
Waldron dan Brie Weiler Reynolds, seorang pakar pekerjaan jarak jauh berbagi saran tentang bagaimana kamu bisa memimpin tim selama rapat saat bekerja dari jarak jauh.
Baca juga: Cara DKI Jakarta Cegah Corona: Cabut Ganjil Genap dan Batasi Layanan Transportasi Umum
Buat semua orang terlibat
Dalam sebuah wawancara dengan Business Insider, Waldron mengatakan bahwa ia telah bekerja dari jarak jauh dari Amsterdam selama enam tahun, dan ia harus memimpin pertemuan online sejak awal.
Dia mengatakan Prezi memiliki aturan bahwa orang yang tidak dapat bergabung dalam pertemuan langsung harus mengaktifkan fungsi audio dan video mereka karena dapat melihat wajah melalui layar meningkatkan fokus. Panggilan video lebih menarik karena kurangnya isyarat visual dalam konferensi audio.
“Apa yang terjadi kemudian adalah kamu melihatku dan aku melihatmu. Saya mengerti bagaimana kamu bereaksi terhadap sesuatu yang saya bicarakan. Kamu bisa lebih terhubung dengan orang yang kamu tonton. “
Baca juga: Agar Kerja di Rumah Berasa Seperti di Kantor
Cara kreatif
Reynolds, seorang manajer pengembangan karier di perusahaan SDM kerja jarak jauh FlexJobs, merekomendasikan agar para pemimpin menemukan cara-cara kreatif untuk melibatkan karyawan selama berlangsungnya rapat.
Misalnya, memanfaatkan fungsi obrolan yang tertanam dalam aplikasi konferensi, atau dapat membagikan layar di dalamnya. Kamu mengajukan pertanyaan terbuka yang akan memicu diskusi lebih lanjut, dan meminta kuis di tengah meeting untuk memeriksa apakah orang-orang masih memerhatikan.
“CEO dan eksekutif diharapkan memiliki kalender yang padat sepanjang hari, dan mereka harus menjadwalkan pertemuan berpikiran mendalam pada saat mereka paling produktif,” kata Waldron.
Para pemimpin dapat membagikan kapan waktu dan praktik terbaik, dan mereka juga harus memperbarui perubahan secara teratur untuk menghindari pertemuan yang sia-sia.
Baca juga: Bila Wabah Corona Mengharuskanmu Kerja di Rumah
Perusahaan dengan kantor internasional juga dapat menggunakan perbedaan zona waktu untuk keuntungan mereka.
Waldron mengatakan bahwa tim sering menjadwalkan pertemuan brainstorming pada pukul 9 pagi – waktu di mana ia paling tidak mungkin menghasilkan ide yang mengubah permainan.
Untuk mengatasi ini, ia mencatat poin pembicaraan intinya sebelumnya, mengirimkannya ke tim untuk ditinjau, dan kadang-kadang melewatkan rapat. Ini adalah cara terbaik untuk memberikan input berharga tanpa membuang waktu atau produktivitasnya. *
Editor: Ade Irwansyah