Topcareer.id – Untuk bisa efisien dan produktif saat melakukan pekerjaan jarak jauh atau seperti saat ini bekerja dari rumah, komunikasi jadi hal yang paling penting. Ada banyak jalan melakukannya lewat alat komunikasi .
Ada email, teks, pesan instan, panggilan video dan, tentu saja, panggilan telepon. Akan tetapi dengan kelimpahan itu muncul risiko bahwa pekerja akan tenggelam dengan semua notifikasi pesan maupun panggilan terkait pekerjaan.
“Tidak hanya setiap orang memiliki 50 saluran (komunikasi) berbeda untuk diperiksa, tetapi lima kali jumlah pesan,” kata Maura Thomas, seorang pakar produktivitas dalam laman CNN.
Kuncinya adalah merampingkan komunikasi dan membuat semua orang di saluran yang sama.
Baca juga: Keterampilan Komunikasi yang Dibutuhkan Perekrut, Bos, dan Rekan Kerja
Pilih format yang tepat
Metode komunikasimu tergantung pada situasinya. Jika keadaan darurat yang membutuhkan respons cepat, panggilan telepon atau teks adalah cara paling cepat untuk menghubungi seseorang, karena orang cenderung menyimpan ponsel di dekat mereka.
Cobalah untuk menghindari email saat kondisi urgent karena itu sangat memakan waktu, bahkan beberapa orang saat ini malas untuk membaca.
Jika pekerja mencoba menjawab setiap email yang langsung ke kotak masuk mereka, mereka akan terlalu terganggu untuk melakukan hal lain.
“Email adalah alat yang tidak langsung. Jika kamu ingin balasan dalam lima menit, kamu salah melakukannya,” kata Thomas.
Konferensi video terjadwal atau panggilan telepon bisa lebih kondusif untuk diskusi yang lebih panjang yang membutuhkan penjelasan atau debat yang berat.
Tanyakan pada diri sendiri: Apakah ini benar-benar mendesak?
Sebelum membunyikan alarm di Slack atau panggilan telepon, lakukan pemeriksaan dulu apakah masalah kerjaanmu itu adalah masalah mendesak yang sebenarnya atau hanya penghambat untukmu. “Sebagian besar dari komunikasi ‘mendesak’ ini sama sekali tidak mendesak,” kata Thomas.
Baca juga: Begini Cara Menangani dan Berkomunikasi dengan Gen Z
Perencanaan yang matang dapat membantu menghindari hal ini. Evaluasi jadwal harianmu pada sehari sebelumnya untuk memastikan kamu memiliki semua yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika tidak, hubungi lebih awal untuk menghindari penghalang jalan saat bekerja.
Buat sinyal dengan bos
Kadang-kadang kamu hanya perlu mengerjakan proyek secara langsung. Thomas menyarankan agar kamu terbuka dengan bos bahwa sebenarnya kamu perlu memutuskan koneksi, tetapi buat pemberitahuan yang bisa menghubungimu jika perlu. Misalnya, menelepon dua kali berturut-turut akan menarik perhatianmu. *
Editor: Ade Irwansyah
