Dont’s
- Jangan lupa beri signature
Setiap email harus menyertakan signature di bagian bawah halaman pesan email yang memberi tahu penerima tentang siapa kamu dan bagaimana menghubungimu. Aturlah untuk muncul secara otomatis di akhir setiap email. Sertakan semua detail kontakmu sehingga penerima tidak perlu mencari alamat, email, atau nomor teleponmu. - Jangan gunakan humor
Humor tidak diterjemahkan dengan baik melalui email. Apa yang menurutmu lucu memiliki peluang besar untuk disalahartikan oleh pihak lain, atau dianggap sebagai sarkasme, tanpa disertai nada vokal dan ekspresi wajah. Jika ragu, tinggalkan humor dari komunikasi bisnis. - Jangan menganggap penerima email tahu apa yang kamu maksud
Buat pesan kamu sebagai email yang berdiri sendiri, bahkan jika itu adalah tanggapan terhadap rangkaian email. Masukkan subjek dan referensi apa pun ke email, riset, atau percakapan sebelumnya bisa membuat penerima frustasi dan memakan waktu untuk melihat kembali rangkaian email untuk menciptakan konteks. Penerima mungkin memiliki ratusan email yang datang setiap hari dan kemungkinan tidak akan mengingat rangkaian email yang mengarah ke email kamu. - Jangan mudah emosi
Jangan pernah mengirim email yang marah, atau memberikan respons komplain yang terlalu cepat. Berikan beberapa pertimbangan sebelum mengirimnya. Jika kamu merasa marah, masukkan pesan ke folder “draft” dulu, tinjau kembali saat kamu lebih tenang dan punya waktu untuk merumuskan respons yang sesuai. - Jangan gunakan emotikon berlebihan
Indikasi kegembiraan atau yang lainnya seperti emotikon, singkatan seperti LOL, dan sejenisnya tidak bisa diterjemahkan dengan baik dalam komunikasi bisnis. Tinggalkan itu semua kecuali jika kamu mengenal penerima dengan sangat baik dan dekat. Ingat, tidak profesional juga untuk menggunakan terlalu sering atau banyak menggunakan tanda seru !!!!!
Baca juga: 6 Etika Kirim Email dan Pesan Teks Kantor di Masa Pandemi
Mungkin perlu beberapa latihan untuk membuat email kamu tetap profesional dan to the point, hasilnya kamu akan terlihat lebih halus dan terorganisir dalam jangka panjang. *
Editor: Ade Irwansyah
1 2
