Topcareer.id – Panggilan konferensi video memungkinkan peserta rapat jarak jauh melakukan percakapan tatap muka yang lebih bermakna tanpa harus bergantung pada perjalanan untuk pertemuan langsung.
Sudah mulai banyak perusahaan melakukan kegiatan ini untuk menekan budget pengeluaran. Tiap anggota tim di perusahaan dituntut lebih kreatif dalam menyelenggarakan meeting melalui panggilan video.
Lalu bagaimana cara untuk mengadakan konferensi video yang baik, Dikutip dari lifesize.com, berikut beberapa cara untuk melakukan konferensi video yang produktif.
Baca juga: Ingin Meeting Berjalan Efektif? Begini Caranya
Tetap ringkas
Setiap orang memiliki jadwal yang padat akhir-akhir ini, dan rapat dengan konferensi video tanpa persiapan tidak hanya menyebabkan tidak produktif tetapi juga menghabiskan waktu dan bisa membuat frustrasi.
Bersiaplah untuk pertemuan
Buat agenda rapat terlebih dahulu, kirimkan kepada peserta dan patuhi itu sepanjang konferensi video berlangsung. Tidak hanya menjadi produktif dan efisien, itu juga akan memaksimalkan kontribusi para peserta.
Manfaatkan visual untuk meningkatkan minat peserta
Visual adalah cara yang bagus untuk membuat rapat tetap menarik dan segar. Kamu bisa persiapkan presentasi PowerPoint, video, bagan, grafik, dan apa pun untuk mendukung jalannya meeting video konferensi.
Baca juga: Meeting di Kafe, Solusi Atasi Kebosanan di Kantor
Rekam konferensi video untuk kolega yang tidak hadir
Penting untuk merekam konferensi video sehingga kolega yang terlambat atau tidak dapat hadir bisa menyaksikannya untuk mendapatkan informasi penting dalam rapat.
Optimalkan ruang konferensi untuk video
Jika hanya memiliki ruang yang kecil, kamu harus memprioritaskan bidang pandang sudut lebar, sementara jika kantor kamu memiliki ruang besar, kamu dapat memanfaatkan pengaturan layar ganda yang memungkinkan untuk melihat seluruh peserta video di satu layar sambil berbagi presentasi di layar lainnya.
Minimalkan gangguan
Saat konferensi video berlangsung, coba nonaktifkan notifikasi smartphone. Rapat dengan konferensi video seperti ini biasanya berlangsung singkat, jadi sebisa mungkin minimalkan atau hilangkan gangguan agar konferensi video berjalan lancar.
Baca juga: Jadi, Kapan Waktu Meeting yang Tepat?
Pertahankan rapat dengan ukuran yang tepat
Semakin banyak orang yang dihubungi, hal yang membingungkan bisa terjadi. Lebih sedikit peserta berarti kolaborasi dan partisipasi bisa lebih tinggi. Sebaiknya tentukan jumlah anggota video konferensi secukupnya dan rekam untuk mereka yang tidak ikut serta.
Gunakan sopan santun umum
Karena rapat menggunakan konferensi video sama dengan melakukan rapat dengan tatap muka langsung, penting untuk menggunakan kesopanan yang sama seperti yang kamu gunakan saat rapat pertemuan langsung. Perilaku yang baik dapat membawamu lebih jauh untuk membangun hubungan bisnis. *
Editor: Ade Irwansyah
