Topcareer.id – Setiap perusahaan atau organisasi, apapun industri bisnisnya, pasti membutuhkan karyawan dengan posisi sebagai staff administrasi. Profesi ini biasa disebut dengan staff admin, dan lebih dikenal sebagai admin.
Posisi ini banyak disepelekan karena mungkin tampak tidak bergengsi dan dianggap rendah posisinya dibandingkan peran dari posisi lain.
Faktanya, seorang admin justru memainkan peran penting dalam organisasi besar dan kecil. Pria dan wanita yang berada pada posisi ini, jobdesc-nya tak hanya cukup melakukan berbagai tugas administrasi, tetapi juga bekerja secara mandiri dalam beberapa proyek.
Staf admin berinteraksi dengan hampir berbagai orang, dari publik hingga manajemen puncak perusahaan. Mereka harus memiliki keterampilan interpersonal yang sangat baik dan kemampuan untuk menangani beban kerja yang beragam.
Semua pihak berbicara padanya
Seorang admin dapat membantu supervisor mereka berkomunikasi dengan karyawan di seluruh perusahaan dan dengan pelanggan, vendor, juga yang lainnya.
Sebagai staf admin, kamu juga harus bisa menjawab panggilan telepon, mengoordinasikan meeting, teleconference, hingga virtual meeting, memperbarui kalender dan menjadwalkan janji temu untuk orang atau sekelompok orang yang bekerja di berbagai departemen.
Admin juga akan menyambut tamu perusahaan. Bahkan di beberapa perusahaan, admin juga bekerja dengan publik dan berbicara dengan pelanggan melalui telepon atau secara langsung.
Mengerjakan laporan, surat, dan spreadsheet
Mempersiapkan surat, email, laporan, dan presentasi adalah tanggung jawab staf admin. Supervisor mengharapkan admin yang ahli dalam beberapa paket perangkat lunak, termasuk pengolah kata, spreadsheet, perangkat lunak presentasi, dan menjadi juru ketik yang akurat.
Baca juga: Langkah dan Jalur Akademik yang Harus DIlalui untuk jadi Profesor
Bahkan, mungkin diminta untuk mengetahui atau mempelajari jenis perangkat lunak lain, tergantung pada posisinya. Tugas lainnya dapat mencakup membuat surat penting untuk pemenuhan kebutuhan proyek besar dan surat menyurat antara perusahaan dengan vendor luar.
Menyiapkan perjalanan penting
Membuat pengaturan perjalanan dinas juga merupakan tugas yang diberikan kepada staf administrasi. Supervisor mengharapkan adminnya bisa menemukan penerbangan terbaik, termurah, atau membuat reservasi di hotel atau restoran.
Jika perusahaan menggunakan agen perjalanan, admin akan bertindak sebagai penghubung dan memastikan bahwa permintaan supervisor dipenuhi. Saat supervisor kembali, admin juga bertanggung jawab untuk mengurus rincian biaya perjalanannya.
Tugas lain-lain
Staf admin wajib bisa melakukan berbagai tugas administrasi, termasuk mengisi dokumen, membuat salinan, membuka dan mengirim surat dan menyiapkan pesanan pembelian, faktur, dan permintaan cek.
Jika atasan berpartisipasi dalam rapat dewan atau komite, admin sering ditugasi untuk menjadi notulen rapat dan membagikannya kepada audiens.
Admin juga secara teratur akan menghubungi anggota tim untuk memastikan bahwa proyek berjalan seperti yang diharapkan. Jika kamu adalah anggota senior staf administrasi, kamu bisa mengawasi anggota staf administrasi junior atau resepsionis.
Nah, itu tadi tugas dan jobdesc seorang staf admin yang ternyata tidak sedikit, dan semuanya penting bagi kelangsungan seluruh anggota tim di perusahaan.**(Feb)
