Do’s and Dont’s: Etika Berkirim Pesan Email Profesional

Topcareer.id – Sejak email menjadi umum di awal tahun 1990-an, kini email mengambil porsi yang signifikan dari setiap hari kerja banyak orang.

Menurut sebuah studi oleh International Data Corporation (IDC) pekerja menghabiskan 28 persen dari minggu kerja mereka untuk membaca dan menjawab email.

Email memang cukup membantu untuk bekerja lebih cepat dan lebih efisien, namun jangan sampai melupakan aturan sosial yang menyertai segala bentuk komunikasi.

Dikutip dari Entrepreneur.com, berikut beberapa do’s and dont’s alias yang boleh dan tak boleh dilakukan mengenai etiket dalam email.

Baca juga: Ngantor Usai Pandemi: Meeting akan Tergantikan oleh Email

Do’s

• Miliki subjek yang jelas
  Kamu harus bersaing dengan ratusan email setiap hari, jadi semakin jelas baris subjek kamu, semakin besar kemungkinan pesan kamu akan dibaca.
• Gunakan salam profesional
  Menggunakan “Hei,” “Yo,” atau “watsap bro” itu tidak profesional, tidak peduli seberapa baik kamu mengenal si penerima. Gunakan “Hi” atau “Halo” sebagai gantinya. Untuk lebih formal, gunakan “Dear (masukkan nama).” Gunakan nama asli orang tersebut dalam salam – “Halo Robert.” Ingatlah untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali kamu diberi izin untuk melakukannya.
• Koreksi email sebelum dikirim
  Jangan kaget jika kamu dinilai dari caramu menulis email. Misalnya, jika email kamu dipenuhi kata-kata yang salah eja dan kesalahan tata bahasa, kamu mungkin dianggap ceroboh, atau bahkan tidak berpendidikan. Periksa ejaan, tata bahasa, dan pesan kamu sebelum menekan tombol “kirim atau send.”
• Balas ke semua email
  Berikan balasan tepat waktu dan sopan untuk setiap email resmi yang ditujukan kepada kamu. Bahkan jika kamu tidak memiliki jawaban saat ini, luangkan waktu sebentar untuk menulis tanggapan agar pengirim tahu bahwa kamu menerima email mereka. Beri tahu pengirim jika email mereka juga dikirim ke penerima yang salah.
• Jaga kerahasiaan materi pribadi
  Jika kamu harus berbagi informasi yang sangat pribadi atau rahasia, lakukan secara langsung atau melalui telepon. Minta izin sebelum memposting materi sensitif baik di badan email atau dalam lampiran.

Cari tahu lebih banyak di halaman berikutnya>>